Duże wydarzenia sportowe – maratony, zawody kolarskie, mecze międzynarodowe czy zgrupowania drużyn – to dla nas, jako firmy transportowej działającej na lotnisku Katowice-Pyrzowice, prawdziwy test logistyczny. Odbiór grupowy sportowców, sztabu szkoleniowego, kibiców czy dziennikarzy wymaga zupełnie innego podejścia niż standardowy transfer indywidualny. W tym artykule pokazujemy, jak krok po kroku wygląda organizacja takiego przedsięwzięcia.
Transfer grupowy przy wydarzeniu sportowym nigdy nie jest improwizacją. Kontakt z organizatorem lub klubem nawiązujemy zwykle na długo przed samym wylotem. Ustalamy liczbę pasażerów, ilość bagażu specjalistycznego – sprzęt rowerowy, torby z ekwipunkiem, instrumenty medyczne sztabu – oraz dokładne godziny przylotów, które przy większych delegacjach często rozkładają się na kilka różnych lotów tego samego dnia.
Na tej podstawie dobieramy odpowiednią flotę. Przy mniejszych grupach, np. sztabie trenerskim liczącym kilka osób, sprawdza się Mercedes Vito lub Chrysler Pacifica – komfortowe i szybkie w załadunku. Przy większych delegacjach, liczących kilkunastu zawodników z pełnym zapleczem, w grę wchodzi Mercedes Sprinter, a przy całych drużynach wraz ze sztabem medycznym i technicznym – autobus, który pozwala przewieźć wszystkich jednym kursem bez rozdzielania grupy.
W dniu odbioru nasz kierowca lub koordynator pojawia się na lotnisku Katowice-Pyrzowice z odpowiednim wyprzedzeniem, monitorując na bieżąco status lotu. Przy dużych wydarzeniach sportowych częstą praktyką jest wyznaczenie jednej osoby kontaktowej po stronie klubu lub organizatora – dzięki temu wszelkie zmiany, na przykład opóźnienie lotu czy zmiana liczby osób w ostatniej chwili, są komunikowane natychmiast i nie wpływają na harmonogram pozostałych transferów.
Tablica z nazwą drużyny lub logotypem wydarzenia ułatwia szybką identyfikację grupy zaraz po odprawie bagażowej. Przy większych delegacjach sprzęt sportowy – torby, kije, rowery w pokrowcach – ładujemy do oddzielnego pojazdu towarowego lub do przestrzeni bagażowej busa czy autobusu, aby nie opóźniać wyjazdu samych pasażerów.
Po odbiorze z lotniska grupa trafia najczęściej do hotelu w Krakowie lub bazy treningowej w Zakopanem. Przy wydarzeniach wieloetapowych, takich jak zgrupowania przed sezonem czy zawody rozciągnięte na kilka dni, często ustalamy też harmonogram transferów powrotnych oraz dodatkowych przejazdów, np. na trening czy konferencję prasową, co pozwala organizatorowi skupić się wyłącznie na stronie sportowej wydarzenia.
W przypadku bardzo dużych grup, przekraczających pojemność jednego autob